スキャン担当者マニュアル

ReceiptAI / PassbookAI の事務処理を支えるスキャン業務の手引き

🎯 業務の目的

顧客から届いた書類を、税理士スタッフが会計ソフトへそのまま取り込める形に整える前処理を行います。仕分け判断のうち専門的なものは赤のクリアファイルへ入れて事務所スタッフに委ねれば結構です。

🧰 用意するもの

事務所から貸与

• ScanSnap iX110 / iX2400（スキャナ本体）
• 青のクリアファイル（スキャン済の書類用）／赤のクリアファイル（スキャン対象外の書類用）
• 付箋・メモ用紙

ご自身でご準備

• Google アカウント（Gmail。お持ちでなければ こちら から無料作成）
• パソコン（Windows / Mac、USB ポート付き）
• ScanSnap Home のインストールと初期設定 ← ScanSnap iX110 設定マニュアル の手順通りにご自身で設定してください

🗂 仕分け基準（最重要）

顧客から届いた書類を、2 つのクリアファイル に分けます。

🧾 ReceiptAI 対象（領収書・レシート）

下記の書類は 青のクリアファイル → ReceiptAI 用としてスキャン してください。

書類の種類	判別のポイント	処理
レシート（コンビニ・スーパー・飲食店等）	感熱紙の細長い紙、店名・日付・金額・税額表示あり	○ スキャン
手書き領収書	「領収書」「Receipt」の見出し、宛名・但書・金額・発行者印あり	○ スキャン
領収書代わりの納品書（※支払済の表示）	「お支払い済み」「現金領収」等が印字されている納品書	○ スキャン
新幹線・電車の領収書	「領収書」と書かれた切符状の紙、ICカードのチャージ領収書	○ スキャン
ガソリン・駐車場の領収書	給油明細、駐車場の精算レシート	○ スキャン
ネット通販の領収書（Amazon・楽天等）	顧客がプリンタで印刷した「ご注文確認書」「領収書」	○ スキャン

🏦 PassbookAI 対象（通帳のコピー）

下記の書類は 青のクリアファイル → PassbookAI 用としてスキャン してください。

書類の種類	判別のポイント	処理
銀行通帳のコピー	「普通預金」「当座預金」等の表示、日付・摘要・お預入・お引出・残高の表が印字	○ スキャン
ネット銀行の取引明細（PDF印刷）	住信SBI・楽天銀行・ジャパンネット銀行などWeb明細を印刷したもの	○ スキャン
定期預金通帳のコピー	「定期預金」と表示	○ スキャン

❌ スキャン対象外（赤のクリアファイル行き）

下記の書類はスキャンせず、赤のクリアファイルに入れて事務所スタッフへお渡しください。

書類の種類	判別のポイント・理由	処理
クレジットカード明細	三井住友・JCB・楽天カード等の月次利用明細。 ＊会計処理の判断が複雑なため、担当者が判断します	× 赤
クレジットカード売上票	レストラン等で渡される「カード会社控」「売上票」「販売店控え」 ＊レシート本体と二重になるため	× 赤
自社（顧客）が発行した請求書	顧客が「自社の売上」として発行した請求書の控え。 ＊収入の証拠で経費ではない	× 赤
見積書・注文書・納品書（領収印なし）	「お支払い前」のもの。 ＊まだ支払いが済んでいないため経費ではない	× 赤
銀行・税務署からの通知	振込通知、取引残高報告書、納税通知書、源泉徴収票など	× 赤
給与明細・社会保険関連	給与支払明細、社会保険料納付書、賞与支払届など	× 赤
契約書・覚書・証書	契約書、登記簿謄本、保険証券など	× 赤
顧客のメモ書き・手紙	「○○について確認お願いします」等の手書きメモ	× 赤
領収書の重複コピー	明らかに同じ領収書のコピーが複数ある場合は1枚だけスキャン、残りは赤ファイル	1枚のみ○

📷 スキャン手順

機材の使い分け

ScanSnap iX110	少量・出張先向け（1 枚ずつ給紙）
ScanSnap iX2400	大量・通帳コピー向け（最大 50 枚一括）

スキャンの基本ルール

📤 専用ページからの提出

スキャンが終わったら、https://receiptai.fpaf.jp/scan_upload にアクセスして PDF を提出します。ブックマーク推奨。

初回ログイン

1. 「Google でログイン」をクリック
2. 事前に事務所へ登録した Gmail を選択

※ 事前未登録の Gmail ではログイン後はじかれます。アドレスを変更したい場合は事務所へご連絡ください。

提出フォームの入力項目

項目	記入内容
顧客	4 桁番号または顧客名で検索（例：「0030」「ピアンタ」）
対象年月	ボタン群から該当月をクリック（過去 24 ヶ月選択可）
📄 領収書 PDF / 🏦 通帳 PDF	左右に並んでいます。複数可・ドラッグ & ドロップ対応。同名 PDF が過去送信済の場合は赤バッジで警告。
📋 顧客から届いた書類の状態 ＊領収書添付時は必須	顧客が送付してきた時点の整理具合を 3 段階で選択： 😵 ぐちゃぐちゃ 😐 普通 ✨ きれい ぐちゃぐちゃを選ぶと事務所へ警告通知が飛び、顧客への整理依頼の判断材料になります。
各 PDF の枚数	PDF を選択するとページ数から自動入力されます。必要に応じて修正可。
備考	破損あり・判断に迷ったもの等の特記事項

📋 提出履歴

画面上部の「📋 提出履歴」タブから自分の過去の提出と現在のステータスを確認できます。月別実績や予定報酬もここで確認可能です。

💰 報酬

• 基本料金は 取引先 1 件ごと に発生（領収書・通帳をまとめて作業しても 1 件分）
• スキャン枚数は 紙の枚数（両面スキャンは 1 枚として数えます）
• 赤のクリアファイル行き（スキャン対象外）の書類は枚数に含みません
• 毎月末締め、翌月 10 日までに振込

📞 連絡先

業務に関する不明点・機材トラブル・個人情報事故・報酬の相談は、すべて代表者までご連絡ください。